Eine E-Mail-Signatur ist heute nichts außergewöhnliches mehr! Jede Person die E-Mails schreibt, verwendet sie. Selbst wenn du von deinem Smartphone oder Tablet eine E-Mail schreibst, ist standardmäßig eine hinterlegt. Wie zum Beispiel: „Unterwegs von einem iPad gesendet“.
Signaturen kannst du ganz nach deinen wünschen gestalten. Angefangen von einem „Mit freundlichen Grüßen“, bis hin zu einer ausführlichen Auflistung der Kontaktdaten mit Verlinkung zu seinen Sozialen Medien.
Die Signaturen stellen im Prinzip eine digitale Form von Visitenkarten dar. Wenn man sich diese ansieht, hat man i.d.R. alle nötigen Informationen, um Kontakt aufzunehmen.
Inhaltsverzeichnis:
Outlook Signatur erstellen
Damit du deine Signatur nach deinen Wünschen gestalten kannst, stellt Microsoft dir einen kleinen Editor zur Verfügung. Leider ist das Arbeiten mit diesem nicht immer so einfach. Aus diesem Grund empfehle ich dir, deine Signatur vorher einfach in einer neuen E-Mail vorzuschreiben.
- Klicke in Outlook oben links auf „Neue E-Mail“.
- Sofern Signaturen vorhanden sein sollte, lösche diese erst einmal aus der neuen E-Mail.
- Verfasse eine neue Signatur ganz nach deinen Vorstellungen.
- Markiere mit gedrückter linker Maustaste oder über die Tastenkombination [STRG] + [A] deine neu vorbereitete Signatur.
- Klicke mit der rechten Maustaste auf den markierten Text und anschließend auf „Kopieren“.
- Gehe nun oben in den Reiter „Nachricht“ in den Bereich „Einfügen“ und klicke erst auf „Signatur“ und anschließend auf „Signaturen…“. Anschließend öffnet sich das Fenster „Signaturen und Briefpapier“.
- Drücke im Bereich „Signatur zum Bearbeiten auswählen“ auf „Neu“ und gib deiner Signatur einen Namen und bestätige deine Eingabe mit „Ok“.
- Wähle im Bereich „Standardsignatur auswählen“ das entsprechende E-Mail-Konto, welches verwendet werden soll.
- Wähle jetzt noch im gleichen Bereich, welche Signaturen für „neue E-Mails“ und welche für „Weiterleiten/Antworten“ verwendet werden müssen. In den meisten Fällen wird in beiden Punkten die gleiche verwendet.
- Drücke mit der rechten Maustaste in das Textfeld und klicke anschließend auf „Einfügen„. Dein Kopierter Text wird dadurch in das Textfeld eingefügt.
- Bestätige deine Eingabe mit „Ok“. Anschließend wird sich das Fenster dann schließen und Du bist wieder in deiner zuvor bearbeiten E-Mail und hast nun eine Signatur angelegt.
Einfügen einer Signatur
Du hast jetzt eine oder mehrere Signaturen erstellt und möchtest diese einfügen. Hierzu sind nur wenige Klicks notwendig.
- Klicke im Reiter „Nachricht“ und im Bereich „Einfügen“ auf „Signatur„.
- Eine Auflistung deiner für die E-Mail passenden Signaturen wird angezeigt. Hierzu ist noch wichtig zu wissen, dass nur die Signaturen angezeigt werden, welche auch für das entsprechende Format gespeichert sind. Eine HTML-Signatur kann beispielsweise nicht in einer „Nur Text“ E-Mail eingefügt werden.
- Klicke die Signatur an, welche Du einfügen möchtest.
Speicherort der Microsoft Outlook Signaturen
Outlook speichert jede Signatur in allen drei E-Mail-Formaten (HTML, Rich-Text und Nur-Text) ab. Wenn Du nun eine einfügst, macht Outlook im Prinzip nichts anderes, als die zur E-Mail-Format passende Datei zu importieren.
Zu den Signaturen für die entsprechenden Formate, existiert noch ein Ordner, wo Dateien für diese abgelegt werden. Hier findest Du z.B. Bilder, die Du in die Signatur eingefügt hast.
Wenn Du Dir z.B. eine Signatur unter dem Namen „TP“ gespeichert hast, findest Du in dem Ordner folgende Dateien:
- TP-Dateien
- TP.htm
- TP.rtf
- TP.txt
Wenn Du nun eine Signatur nur für ein Spezielles E-Mail-Format ändern möchtest, musst Du hier nur die entsprechende Datei aufrufen und Ändern.
Unter folgendem Pfad findest Du die oben genannten Dateien: „%appdata%\Microsoft\Signatures“
- Markiere und kopiere, ohne die Anführungszeichen, den oben genannten Signaturpfad.
- Drücke die Tastenkombination [Windows-Taste] + [R]. Anschließend öffnet sich das Fenster „Ausführen“.
- Klicke mit rechter Maustaste in den Textbereich und klicke anschließend auf „Einfügen“.
- Bestätige die Eingabe durch das Klicken auf die Schaltfläche „OK“. Der Ordner öffnet sich und hier kannst Du dann wie zuvor beschrieben, die entsprechenden Dateien aufrufen.
Normalerweise benötigt man den Ordner eher selten aber für den „Profi“ ist dies sehr nützlich, um die Signaturen individuell anzupassen.
Mein Name ist Tim Platen und ich bin gelernter Fachinformatiker in Fachrichtung Systemintegration. Hier auf meiner Seite findest Du einige Anleitungen zu verschiedenen Programmen und deren Verwendung.
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