Hierfür stellt lexoffice die Funktion Kunden importieren bzw. Kontakte Importieren zur Verfügung. Dies soll dir dabei helfen, deine Kunden und Lieferanten schneller und einfacher bei lexoffice zu hinterlegen, damit du dich schneller wieder auf das Wesentliche konzentrieren kannst.

In diesem Beitrag zeige ich dir, wie du den Import durchführen kannst und worauf du achten musst.

Kontakte in der bisherigen Software exportieren

Jedes gängige Programm mit einer Adressverwaltung, bietet den Nutzern in der Regel die Möglichkeit, die Kontakte in eine CSV-Datei zu exportieren. Da dies von Hersteller zu Hersteller unterschiedlich ist, kann man hier keine pauschale Anleitung für hinterlassen.

In den meisten Fälle findet man solche Punkte jedoch unter „Kunden“ und dann „exportieren“ wo man dann eine Auswahl treffen kann, wie die exportiert werden sollen. Dann musst du hier „CSV-Datei“ auswählen und den Vorgang abschließen. Solltest du hierzu nicht fündig werden, solltest du den Hersteller kontaktieren und dort nachfragen.

Tabellenaufbau Kontakte Importieren

Damit der CSV-Import ohne weitere Komplikationen funktioniert, empfehle ich dir die Spaltenüberschriften so anzupassen, wie in der folgenden Referenz-Tabelle. Die Spaltenüberschriften, werden von lexoffice vorgegeben und wenn du diese ebenfalls verwendest, werden die Spalten im Import-Dialog automatisch zugeordnet.

Tabellenaufbau – Kundendaten

Damit du eine Person als Kontakt bzw. Kunden Importieren kannst, muss in der CSV-Datei die Spalten E-G vorhanden sein.

In Spalte H, gibt es ein Notizfeld. Dieses muss nicht ausgefüllt werden. Du kannst dies aber nutzen, wenn du zu deinen Kunden bzw. Kontakten eine Notiz hinterlegen möchtest.

Für das Importieren der Rechnungsadresse des Kontakts, werden die Spalten I-M benötigt.

Auch die Lieferadresse lässt sich Importieren. Hierfür müssen die Spalten N-R in der CSV-Datei vorhanden sein.

Die Bankverbindung eines Kontakts musst du über die Spalten S-V hinterlegen. Hierbei darf der Kontoinhaber leer bleiben.

Der Import von Ansprechpartner, benötigt die Spalten W-AD. Hier musst du jedoch darauf achten, dass die Spalten Z-AD nur importiert werden können, wenn die Spalten W-Y gefüllt sind.

Einen Ansprechpartner zu importieren macht nur Sinn, wenn es sich bei der Kontaktart um „Firma“ handelt, da eine Firma auch mehrere Ansprechpartner haben kann. Wenn du einen Ansprechpartner bei Kontaktart „Person“ importierst, wird dieser in lexoffice nicht angezeigt. Um diesen dennoch anzeigen lassen zu können, müsstest du die Kontaktart von Person auf Firma ändern.

Tabellenaufbau – Lieferantendaten

Beim Importieren der Lieferantendaten, werden die gleichen Daten wie beim Importieren der Kundendaten verwendet. Lediglich die Spalte A wird von Kundennummer auf Lieferantennummer gewechselt. Die übrigen Spalte von B bis AD, bleiben identisch.

Im Vorgang zum Importieren von Kunden Daten, findest du bei lexoffice auch eine Beispiel-Datei. Diese kannst du herunterladen und entsprechend verwenden.

Kontakte in lexoffice importieren

Wenn du die CSV-Datei nun entsprechend vorbereitet hast, kommen wir nun zum eigentlichen Importieren der Daten. Hierfür rufst du erst einmal dein lexoffice auf und gehst dann entsprechend oben auf  „Kontakte“.

Wenn du die CSV-Datei nun entsprechend vorbereitet hast, kommen wir nun zum eigentlichen Importieren der Daten.

1. Rufe lexoffice auf und melde dich an.
2. Klicke anschließend ob auf den Reiter „Kontakte“.
3. Nun findest du oben rechts in der ecke ein Symbol mit 3 Punkten (…), dieses klickst du ebenfalls einmal an. Anschließend öffnet sich ein Kontextmenü.
4. Hier hast du nun die Auswahl zwischen „Kunden importieren“ und „Lieferanten importieren“. Je nachdem was Importiert werden soll, musst du dann auch die entsprechende Auswahl anklicken.
5. Ein Popup Fenster öffnet sich, in welchem du darüber informiert wirst, dass CSV-Dateien verwendet werden müssen und diese maximal eine Größe von 2 MB haben dürfen. Zudem findest du hier nochmal eine Anleitung und die Muster CSV-Datei seitens lexoffice zum Herunterladen.
   
6. Um deine vorbereitete CSV-Datei zu importieren, klicke auf die Schaltfläche „Datei auswählen und hochladen“ um diese entsprechend auszuwählen.
7. Nachdem du die Datei ausgewählt und hochgeladen hast, wird eine Vorschau unterhalb der Auswahl angezeigt. Wenn du die Spalten, wie zuvor angeleitet, benannt hast werden die Falter automatisch zugewiesen. Andernfalls musst du hier dann die Spalten den entsprechenden Feldern zuweisen.
   
8. Die Zuweisung der Spalten zu den entsprechenden Feldern ist sehr einfach gehalten. Klicke hierfür auf die entsprechende Spalte und wähle das entsprechende Feld aus.
   Sollte die erste Zeile deine Überschriftenzeile sein, musst du den Haken setzen „Erste Zeile enthält Spalten-Überschriften„.
   Solltest du den Haken nicht setzen, erhältst du beim „Import-Report“ die Meldung, dass ein Kunde nicht importiert werden konnte.
9. Klicke nun auf die Schaltfläche „Importieren„.
10. Nun wird das Importieren gestartet und du erhältst in deinem Browser eine Benachrichtigung angezeigt, dass der Import einige Minuten dauern kann.
    
11. Sobald das Kontakte Importieren abgeschlossen ist, erhältst du eine E-Mail und findest anschließend die entsprechenden Daten unter deinen Kontakten.

Das gleiche Verfahren, wendest du an um Lieferanten zu importieren. Hierfür gehst du jedoch unter Punkt 4 einfach auf „Lieferanten importieren“ statt auf „Kunden importieren„.

Fazit

Mit dieser Funktion hat lexoffice eine sehr einfache Möglichkeit gegeben, damit du deine Kunden und Lieferanten importieren kannst. Auch wenn du nicht die vorgegebenen Spalten-Überschriften verwendest, kannst du diese sehr einfach zuweisen.

Alles in allem ist dies sehr gut gelöst und kann sich sehen lassen.

Zudem gefällt mir sehr gut, dass du nach dem Importieren einen E-Mail-Report erhältst. Hier kannst du gleich einsehen, welche Datensätze nicht importiert wurden sind und warum. Dies macht es dir sehr leicht einen Überblick zu bekommen.

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Es spielt hierbei keine Rolle, ob du Unternehmer, Freelancer, Kleinunternehmer oder Gründer bist. Je nach Paket, es gibt 3 Stück, auf die ich später näher eingehen werde, sind viele benötigte Funktionen integriert, um dich bei deiner Arbeit zu unterstützen.

Ein kurzer Einblick in Lexoffice

Lexoffice ist ein Produkt aus dem Hause Lexware, ein Unternehmen welches sich schon seit vielen Jahren eines der Führenden Unternehmen für Finanzsoftware für Kleine- und mittelständige Unternehmen ist.

Mit Lexoffice hat Lexware eine Online-Variante für geschaffen, in welchem der Nutzer alle benötigten Funktionen zur Verfügung gestellt bekommt und diese auch über Mobile Apps (Apple und Android) nutzen kann.

Zu den Funktionen gehören beispielsweise die Erfassung von Kundendaten, Angeboten, Rechnungen als auch die Belegerfassung von Verwaltung. Auch Funktionen wie offene Posten, Kassenbuch, Umsatzsteuer-Voranmeldung und auch die Erstellung von Lohnabrechnungen für seine Mitarbeiter sind mit inbegriffen.

Um dir den ersten Einblick zu verschaffen, findest du im Folgenden einen Screenshot vom Dashboard von Lexoffice.

Ich denke, hier ist der Wichtigste Punkt die Übersicht von „Aufgaben“. Hier kannst du mit einem Blick feststellen, ob noch offene Einnahmen, Ausgaben, Angebote, Entwürfe oder zu zahlende Gehälter zu bearbeiten sind.

Zudem hast du durch nur einen Klick die Möglichkeit eine neue Rechnung oder Aufgabe zu erstellen.

Die Drei Pakete von Lexoffice

Wie ich bereits angesprochen habe, gibt es drei verschiedene Pakete von Lexoffice. Diese unterteilen sich in Rechnung & Finanz, Buchhaltung & Berichte und Buchhaltung & Lohn. Einige der Grundfunktionen sind in allen Paketen enthalten und erweitern sich dann je nach Auswahl des Pakets.

Fazit

Mit Lexoffice kann man nichts falsch machen. Die Software aus dem Hause Lexware bietet viele Funktionen und das zu vernünftigen Preisen. Besonders in der Aufbauphase eines Unternehmens, versucht man kosten soweit es geht klein zu halten, da sind diese minimalen monatlichen Kosten ein guter Weg hierfür.

Ebenso die Aufgliederung der verschiedenen Pakete ist sehr gut gelöst. So kannst du auch als kleinster Unternehmer eine gute Software nutzen, welche für kleines Geld zur Verfügung steht.

Da es sich hierbei um eine Online-Software handelt, ist diese auch von überall aus aufrufbar. Es spielt keine Rolle, ob du ein Windows-, Linux- oder Mac-PC verwendest. Diese Plattformunabhängigkeit und auch die Möglichkeit der Nutzung von Mobil-Apps ermöglicht es dir, von jedem Gerät aus deine täglichen bürokratischen Aufgaben zu erledigen.

Ebenfalls das Thema Zusammenarbeit mit dem Steuerberater wird hier nicht vernachlässigt. Aufgrund des Zugangs und der Möglichkeit des DATEV-Exports bietet dir die Möglichkeit die benötigten Daten perfekt zur Verfügung zu stellen.

Es gibt noch viele weitere Funktionen, auf welche ich in weiteren Beiträgen eingehen werde.

Alles in allem bin ich begeistert von der Umsetzung von Lexoffice. Die Software ist Benutzerfreundlich, Übersichtlich, bietet viele Hilfestellungen und Anpassungsmöglichkeiten für dein Briefpapier. Zudem erhält man hier eine Qualitativ hochwertige Software und das für kleines Geld.

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