Dies kann immer wieder einmal passieren. Besonders dann, wenn man in vielen Teams, Kanälen und Chats arbeitet.

Damit du aber einen fälschlich geposteten Beitrag löschen kannst, hat Microsoft hier eine Funktion integriert, mit welcher du diesen Beitrag/Post löschen kannst. Wie du dies machen kannst, zeige ich dir in diesem Beitrag.

Beitrag in Microsoft Teams entfernen

Ein Beitrag lässt sich durch zwei einfache Klicks entfernen. Ein Entfernter Beitrag, wird dann als „Diese Nachricht wurde gelöscht“ angezeigt. Der gelöschte Beitrag ist nun weder für dich, als auch für die Mitglieder oder dem Empfänger mehr zu sehen.

Wichtig hierbei ist, dass nur eigene Beiträge gelöscht werden können.

Damit du nun einen Beitrag löschen kannst, gehst du wie folgt vor:

1. Fahre mit der Maus rechts über den Beitrag, den du entfernen möchtest.
2. Es werden dir die Smilies sowie drei Punkte angezeigt. Klicke nun auf die drei Punkte.
   
3. Klicke anschließend im Kontextmenü auf „löschen„.
   
4. Nun wurde der gewünschte Beitrag gelöscht.
   
   

Über das klicken auf „Rückgängig„, kannst du einen gelöschten Beitrag wieder zurückholen. Dies ist sehr gut, wenn man den falschen Beitrag gelöscht hat. Denn leider kommt auch das mal vor.

Fazit

Es kann schon einmal vorkommen, dass du einen Beitrag in Microsoft Teams an falscher stelle platzierst. Da dies in diesem Moment ärgerlich ist, ist es hilfreich, dass man diesen wieder entfernen kann.

Ich habe diese Funktion bereits das eine oder andere male in Anspruch nehmen müssen und bin froh darüber, dass man die Beiträge so einfach entfernen kann.

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Doch wie funktioniert die Kommunikation mit Kontakten außerhalb der Organisation? Darauf werde ich in diesem Beitrag eingehen. Ich zeige dir, wie du mit externen Kontakten Funktionen wie Chat, Anrufen und Video-Chat nutzen kannst.  

Vorbereitung für die Kommunikation mit externen Kontakten

Damit eine Kommunikation mit externen Kontakten möglich ist, muss dies auch in den Einstellungen von Microsoft Teams von deinem Administrator freigeschaltet sein.

Die Einstellung hierfür kannst du oder dein Administrator relativ einfach setzen.

1. Logge dich in deinem „Microsoft 365 Admin Center„ ein.
2. Gehe in der linken Menüführung in den Bereich Admin Center und klicke auf „Teams“, dann öffnet sich das Microsoft Teams Admin Center.
3. Klicke nun links in der Menüführung auf „Organisationsweiter Einstellungen“ und dann auf „Externer Zugriff“.
4. Hier findest du nun die Einstellungen, in welchen du einstellen kannst, dass die Kommunikation mit Skype for Business- und Teams-Benutzern erlaubt ist.
   
5. Solltest du oder der Administrator, im unter Bereich dieser Einstellungen, Domänen hinzugefügt haben gilt folgendes zu beachten:
   Domäne Hinzugefügt (zugelassen): Hierbei wird nur die Kommunikation mit den hinzugefügten Domänen erlaubt und alle anderen Werden blockiert.
   Domäne Hinzugefügt (blockiert): Hierbei ist die Kommunikation mit allen Domänen möglich, abgesehen von den als blockiert hinzugefügten Domänen.
   Ich habe hierfür keinerlei Einschränkungen gesetzt. Ich kann mit jedem Skype for Business oder Team-Benutzer in Kontakt treten und Teams entsprechend nutzen.

Nachdem du entsprechend die Einstellungen vorgenommen hast, ist die Grundlegende Vorbereitung erledigt.

Kommunikation mit externen Kontakt starten

Wenn nun die Einstellungen im Admin Center korrekt gesetzt sind, steht der Kommunikation mit einem externen Kontakt nichts mehr im Wege. Alles was du hierzu benötigst, ist die E-Mail-Adresse des Kontaktes.

1. Öffne Microsoft Teams.
2. Klicke oben in das Suchfeld oder gehe alternativ unter Chat und Neuer Chat und gib hier die E-Mail-Adresse des Kontaktes ein.
3. Ein Kontextmenü öffnet sich. Klicke auf „xyz@xyz.de extern durchsuchen“. Die angegebene Adresse „xyz@xyz.de“ist natürlich durch die E-Mail-Adresse deines Kontaktes zu ersetzen.
4. Anschließend öffnet sich dann das Chat-Fenster mit dem externen Kontakt und du kannst mit diesem über Chat-, Audio- oder Videokanal in Verbindung treten.
   Sollte der Kontakt in diesem Moment nicht online sein, erhält dieser eine Benachrichtigung per E-Mail von Teams, in dem er über den Kontaktversuch informiert wird.

Sollte die Kommunikation mit externen Kontakten auf der Seite des Kontaktes nicht aktiviert sein, erhält du hierbei die Information „Die Unterhaltung kann nicht eingerichtet werden, da Ihre Organisationen dafür nicht eingerichtet sind.“.

Fazit

Dank der einfachen Administration über das Teams Admin Center, lässt sich die Freischaltung Problemlos und schnell durchführen. Dadurch ist die Kommunikation mit externen Kontakten Problemlos möglich.

Auch das in Kontakttreten ist sehr einfach gehalten und wenn man es einmal gemacht hat, auch kein Hexenwerk. Es erklärt sich fast von selbst und ich finde es gut wie Microsoft dies umgesetzt hat.

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Nachdem nun die Anmeldung in Microsoft Teams erfolgt ist, benötigst du für die Zusammenarbeit mit deinen Kollegen und Partnern ein Team.

Hier gibt es mehrere Möglichkeiten. Du tritt einem Team bei oder du erstellt ein eigenes Team, wo deine Kollegen und Partner dann beitreten können.

Nach der ersten Anmeldung

Nachdem du dich mit deinen Zugangsdaten von Office.com erfolgreich in Teams angemeldet hast, wird standardgemäß ein Team mit dem Firmennamen erstellt.

Dieses Team musst du nicht zwingend nutzen. Wenn nun mehrere Mitarbeiter aus der selben Firma Teams einrichten, haben alle voneinander unabhängige Teams mit dem selben Namen. Hier muss man sich dann absprechen, wer das Team Moderieren bzw. Gründen wird.

Sollte ein ganz neues Team erstellt werden, schau dir den Punkt „Team erstellen in Microsoft Teams“ an.

Wenn du dich entscheidest, das Standard Team zu verwenden, musst du die weiteren Teilnehmer einladen. Hierzu wirst du unter dem Punkt „Jemand in mein Team einladen“ fündig.

Ein Team in Microsoft Teams erstellen

Team ist nicht gleich Team. Es gibt zwei arten von Teams, diese unterscheiden sich in „Privat“ und „Öffentlich“.

Wie die Namen bereits ahnen lassen, liegt der unterschied in geschlossenen und offenen Teams. In ein privates Team, kann man nur mit einer Einladung eintreten. In ein öffentliches Team, kann jeder eintreten.

Hier musst du als Moderator entscheiden, welche Art Team du erstellen möchtest.

Um das Team zu erstellen, gehe entsprechend der folgenden Anleitung vor.

1. Öffne Microsoft Teams.
2. Gehe über die Schaltfläche Teams in die Teams-Übersicht.
3. Klicke auf Team beitreten oder erstellen.
4. Klicke die Schaltfläche „Team erstellen“ an.
5. Wähle die Schaltfläche „Team völlig neu erstellen“
6. Wähle die Art des Teams aus (Privat oder Öffentlich).
7. Gib deinem Team einen Namen und eine Beschreibung (Optional).
8. Klicke auf „Erstellen“.

Nun hast du dein Team erstellt und kannst dies verwalten und weitere Mitglieder einladen. Sofern du ein öffentliches Team erstellt hast, kann dieses auch über die Suche gefunden und beigetreten werden.

Jemand in mein Team einladen

Um einen Kollegen oder Partner in dein Team einladen zu können, musst du einen so genannten Einladungslink erstellen.

Den Einladungslink, musst du lediglich deinen Kollegen oder Partner mitteilen.

1. Klicke links in Microsoft Teams auf die Schaltfläche „Teams“.
2. Suche in der Übersicht das Team, für welches du den Einladungslink erstellen möchtest.
3. Klicke dieses mit rechter Maustaste an und wähle in dem Kontextmenü dann „Link zum Team erhalten„.
4. Ein Fenster öffnet sich, welches dir den Link anzeigt, welchen du anschließend kopieren und an die entsprechenden Personen weiterleiten kannst.

Auf diese Art und Weise, kannst du relativ schnell wie gewünscht Personen in dein Team mit einladen.

Für den Empfänger ist dies auch sehr einfach, da dieser nur den link anklicken muss und der Rest funktioniert weitgehendst automatisch.

Diese Vorgehensweise ist nur wichtig, wenn man externe Personen, also außerhalb der eigenen Organisation, einladen möchte. Für interne Personen, kannst du diese im Team einfach über „Mitglied hinzufügen“ in das Team einfügen.

Fazit

Ich arbeite nun schon eine weile mit Microsoft Teams und bin immer noch begeistert davon, was Microsoft dort geschaffen hat.

Ein Team zu erstellen und auch weitere Personen einzuladen ist sehr schlicht und einfach gehalten. Dies bringt natürlich den Vorteil, dass auch Personen, die technisch nicht so Fit sind wie manch anderer, ihre Teams erstellen und mit weiteren Personen befüllen können.

Ebenfalls für die eingeladene Person ist es sehr leicht gemacht. Diese öffnet den link und tritt somit dem Team bei. Hierbei spielt es keine Rolle, ob die Person Microsoft Teams am Computer, Tablet oder die WebApp verwendet.

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In diesem Artikel, gehe auf die Thematik Microsoft Teams einmal ein und gebe eine kleine Einführung über diese Anwendung.

Was ist Microsoft Teams?

Microsoft Teams ist eine umfassende Software, welche die Zusammenarbeit von Mitarbeitern oder Abteilungen möglich macht. Hierfür integriert diese verschiedene Funktionen um das Zusammenarbeiten innerhalb und außerhalb des Büros zu ermöglichen.

Die Software ermöglicht das austauschen mit Kollegen über Chat, Telefonie und Videotelefonie. Zudem gibt es weitere Funktionen wie Wiki und Dateien für den Dokumenten und Wissensaustausch. Hierzu aber später mehr.

Obwohl Microsoft in das Tool schon sehr viel integriert hat, gibt es zusätzlich noch die Möglichkeit über „Apps“ noch weitere externe Tools mit einzubinden. Die meisten kommen aus dem englischsprachigen Raum. Das ermöglicht nochmal zusätzlich die Zusammenarbeit über dieses Tool zu steigern.

Microsoft Teams ist unter den meisten Geräten und Betriebssystemen nutzbar. Es gibt eine WebApp welche über jeden Browser aufgerufen werden kann. Ansonsten ist die Software verfügbar für Windows, MacOS, Linux und mobile Geräte.

Für wen ist die Software interessant?

Meiner Meinung nach ist Microsoft Teams für fast jedes Unternehmen interessant. Hier kann eine gemeinsame Sandort unabhängige Kommunikation, stattfinden und auch Dateien ausgetauscht werden, so dass es jeder Mitbekommen kann.

Beispielsweise im Vertrieb. Man sitzt beim Kunden und der Kunde stellt eine Frage, die man nicht beantworten kann. Eine Nachricht in Teams Kanal und die Kollegen könnten dies dann direkt beantworten. Dies nur als kleines Beispiel.

Ich bin mir nicht sicher, in wie weit eine solche Software für Handwerker interessant sein könnte. Möglich wäre es aber.

Aufbau von Microsoft Teams

Der Aufbau von Microsoft Teams ist relativ einfach gehalten. Es handelt sich um ein Chat basierten Arbeitsbaum und ist speziell optimiert um mit mehreren Personen an Projekten arbeiten zu können.

Links im Fenster befindet sich eine Spalte, in welcher die Schaltflächen für die Hauptanzeigen befinden. Zu diesen gehören Aktivität, Chat, Teams, Meetings, Wiki und Dateien.

Die Angezeigten Schaltflächen können, je nach gebuchten Teams-Abonnement, eingeschränkt oder erweitert dargestellt sein. Somit kann es passieren, dass manche der Punkte nicht vorhanden sind oder weitere Punkte angezeigt werden.

Einzelne Schaltflächen erklärt

Nun gehe ich einmal auf die bereits erwähnten Schaltflächen etwas genauer ein und erläutere kurz, welcher Punkt welche Funktion darstellt.

Aktivität

Die Schaltfläche Aktivität zeigt dir, wie der Name bereits vermuten lässt, eine Aktivitätsübersicht an. Diese ist ähnlich, wie man sie bei Sozialen Netzwerken findet.

Die Ansicht wird Chronologisch angezeigt und beinhaltet neue Nachrichten, Erwähnungen, Benachrichtigungen und ungelesene Nachrichten.

Chat

Unter dem Punkt Chat findest du alle deine Chats. Diese kann mit einzelnen Personen, Gruppen oder auch kompletten Teams stattfinden. Auch hier findest du die aktuellen Chats oben und ältere rutschen weiter runter.

Des weiteren können in den Chats Dateien geteilt werden und auch über die „Apps“ zusätzliche Funktionen von Microsoft oder Drittanbietern eingebunden werden.

Teams

Hier werden alle Teams, in welche du involviert bist, dargestellt. Die Teams sind voneinander getrennt, wodurch du leicht erkennen kannst, welcher Kanal in welches Team gehört.

Die Aufteilung ermöglicht es dir in mehreren Teams aktiv zu sein und nur eine Teams-Anwendung geöffnet zu haben.

Kalender

Hinter diesem Punkt verbirgt sich ein ganz normaler Kalender, wie man ihn auch aus Outlook kennt.

Hier kannst du Termine einstellen und direkt Teilnehmer als auch komplette Kanäle mit einladen.

Anrufe

Der Punkt Anrufe ermöglicht dir eine Kommunikation mit anderen Teams Nutzern. Diese kann über ein normales Telefonat, einer Videotelefonie oder größere Konferenzen mit mehreren Nutzern durchgeführt werden.

Auch eine Voicemail ist mit integriert, wo Anrufer, die dich nicht erreichen eine Nachricht hinterlassen können.

Dateien

Hierbei handelt es sich um eine Art Übersicht. Du findest unter Dateien eine Übersicht der Dateien, welche in den Teams geteilt wurde.

Wiki

Das Wiki ist eine schöne Funktion um als Team zusammen an Notizen zu arbeiten. Die Funktionsweise ähnelt der von OneNote.

Apps

Hinter Apps verbirgt sich eine Art Apps Store. Hier kannst du zusätzliche Add-Ins von Microsoft und weiteren Drittanbietern hinzufügen. Mithilfe der Kategorien kannst du gewünschte Erweiterungen, sofern vorhanden, recht einfach finden.

Fazit

Alles in allem ist Microsoft Teams sehr gut gelungen. Die Standort unabhängige Zusammenarbeit mit Mitarbeitern innerhalb und außerhalb einer Organisation wird deutlich vereinfacht.

Kommunikation via Chat, Telefonie oder Videotelefonie sowie das untereinander teilen von Dateien erleichtert eine Zusammenarbeit ungemein.

Zudem gibt es eine Vielzahl von zusätzlichen Add-Ins, welche weitere Tools von Microsoft und Drittanbietern einbinden lässt.

Sehr gut finde ich auch, dass Microsoft Teams für so gut wie jedes Betriebssystem verfügbar ist. Da die Software Cloud-Basierend läuft, hat man immer den gleichen Stand, egal auf welchem Gerät man sich anmeldet. Dies hat auch bei einem Hardware defekt den enormen Vorteil, schnell wieder arbeiten zu können.

Früher oder später wird die Software das bekannte Skype bzw. Skype for Business ablösen. Wann es genau so weit ist, wird sich noch zeigen. Ich bin gespannt wie es mit der Software weitergeht und wie diese sich weiterentwickelt.

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