Wofür könnte man dies nutzen? Ganz einfach, für eine Geburtstagsliste. Denn es lässt sich nicht nur das Alter berechnen, sondern auch wie lange es noch bis zu diesem Geburtstag dauert. Das einzige was du hierfür benötigst ist das Geburtsdatum, das heutige Tagesdatum und einige kleine Funktionen.

In diesem Beitrag, zeige ich dir, wie du das Alter berechnen sowie ausgeben lassen kannst und wie lange es noch bis zum nächsten Geburtstag dauert.

Alter berechnen

Um dir zu zeigen, wie du entsprechend das Alter berechnen kannst, habe ich eine fiktive Tabelle erstellt mit zufälligen Namen und Geburtsdaten.

Um nun hier auch die dritte Spalte, benannt als Alter, entsprechend zu füllen und das Alter berechnen zu lassen, benötigen wir eine Funktion. Hierfür verwenden wir die Funktion „DATEDIF“.

Die Funktion DATEDIF berechnet die Anzahl der Tage, Monate oder Jahren zwischen zwei Datumsangaben. Bei der Verwendung von DATEDIF müssen 3 Argumente verwendet werden. Diese sind das Startdatum, das Enddatum und die Ausgabeeinheit.

Angewendet sieht dies dann wie folgt aus:

=DATEDIF(Startdatum;Enddatum;Ausgabeeinheit)

Damit du nun das Alter entsprechend in Jahren berechnen kannst, verwendest du als Startdatum, das Geburtsdatum, als Enddatum das heutige Datum und als Ausgabeeinheit den Wert „Y“.

Somit könnte ein Beispiel so aussehen:

=DATEDIF(„13.04.1985″;“11.03.2021″;“Y“)

Dieses Beispiel würde dir nun das Ergebnis 35 ausgeben.

Da ich bereits eine Tabelle vorbereitet habe, möchte ich nun hier auch die entsprechenden Daten verwenden.

Nehmen wir direkt den ersten Eintrag einmal als Beispiel.  Hierbei geht es um „Peter Müller“ und dieser hat am „21.01.1955“ Geburtstag. Von diesen Daten benötigen wir nur das Geburtsdatum, welches in diesem Fall in der Zelle B2 steht. Diese Zelle verwenden wir als Startdatum.

Das Enddatum legen wir über die Funktion „HEUTE()“ fest. Dieses gibt nämlich das aktuelle Tagesdatum aus.

Zusammengefasst sieht die Funktion dann folgendermaßen aus:

=DATEDIF(B2;HEUTE();“Y“)

Anhand der Ausgabe, kannst du nun erkennen, dass Peter Müller zum aktuellen Zeitpunkt 66 Jahre alt ist.

Du kannst die Formel nun auch für die anderen Einträge übernehmen. Entweder änderst du die Formel manuell ab oder du klickst das Alter von Peter Müller an und klickst dann mit Doppelklick auf den kleinen Punkt unten rechts in der Ecke. Microsoft Excel füllt dann die Zeilen nach unten auf, in welcher links davon noch Werte stehen.

Somit hast du nun das Alter für alle Einträge berechnet und bekommst dies entsprechend ausgegeben.

Ausgeben des Datums des nächsten Geburtstag

Damit du nun die Zeit in Tagen ausgeben kannst, bis zum nächsten Geburtstag, brauchen wir nun eine etwas ausführlichere Funktion. Um diese etwas vereinfacht darzustellen und nicht alt zu Kompliziert zu machen, erstelle ich erstmal eine Spalte, in welcher ausgegeben werden soll, an welchem Datum der nächste Geburtstag ist.

Bei der Ausgabe des „nächsten Geburtstags“ wird im Prinzip das Geburtstag erneut wiedergegeben, nur das Jahr ändert sich. Je nachdem ob das Datum vor dem heutigen Tagesdatum oder Danach liegt, wird dann entsprechend das aktuelle oder das Nächste Jahr angezeigt.

Die Funktion im insgesamten Sieht wie folgt aus:

=WENN(DATUM(JAHR(HEUTE());MONAT(B2);TAG(B2))<HEUTE();DATUM(JAHR(HEUTE())+1;MONAT(B2);TAG(B2));DATUM(JAHR(HEUTE());MONAT(B2);TAG(B2)))

Die Funktion ist nun relativ lang und für den einen oder anderen nicht direkt zu verstehen. Daher werden wir die einzelnen Bereiche der Funktion nun einmal durchgehen.

=WENN(DATUM(JAHR(HEUTE());MONAT(B2);TAG(B2))<HEUTE();DATUM(JAHR(HEUTE())+1;MONAT(B2);TAG(B2));DATUM(JAHR(HEUTE());MONAT(B2);TAG(B2)))

Diese Funktion fängt mit einer WENN-Abfrage an. Hier wird abgefragt, ob das eingegebene Datum in der Zelle B2 größer ist als das aktuelle Tagesdatum. Sprich ob das Datum in diesem Jahr schon war oder noch kommt.

=WENN(DATUM(JAHR(HEUTE());MONAT(B2);TAG(B2))<HEUTE();DATUM(JAHR(HEUTE())+1;MONAT(B2);TAG(B2));DATUM(JAHR(HEUTE());MONAT(B2);TAG(B2)))

Sollte das Datum nun größer sein als das aktuelle Tagesdatum, wird der markierte Bereich ausgegeben. Hier wird erneut das Datum aus B2 ausgegeben. Der Unterschied ist, dass die Funktion JAHR das aktuelle Jahr ausgibt und dieses plus eins rechnet.

Nehmen wir einfach mal das Datum „10.01.1988“. Wenn wir vom heutigen Tagesdatum ausgehen, war der 10.01.2021 bereits und die Funktion gibt dann entsprechend das Datum 10.01.2022 aus.

=WENN(DATUM(JAHR(HEUTE());MONAT(B2);TAG(B2))<HEUTE();DATUM(JAHR(HEUTE())+1;MONAT(B2);TAG(B2));DATUM(JAHR(HEUTE());MONAT(B2);TAG(B2)))

Zum Abschluss wird dann das entsprechende Datum aus der Zelle B2 mit aktuellem Jahr ausgegeben. Dies erfolgt, wenn die Abfrage aus der WENN-Bedingung nicht erfüllt ist und das entsprechende Datum vor dem heutigen Tagesdatum liegt.

Ich fasse dies nun noch einmal kurz für dich zusammen.

Wenn das Datum aus B2 mit aktuellem Jahr größer ist als das aktuelle Tagesdatum, wird das wird das vorliegende Datum mit dem Aktuellen Jahr + eins ausgegeben. Somit wäre der nächste Geburtstag im nächsten Jahr. Sollte die Bedingung nicht erfüllt werden, wird das Datum aus B2 mit dem aktuellen Jahr ausgegeben.

Ausgeben der Zeit bis zum nächsten Geburtstag

Nun hast du eine Ausgabe, die dir das Datum des nächsten Geburtstags ausgibt. Nun möchten wir aber die Tage ausgeben lassen, bis zu diesem nächsten Geburtstag.

Hierfür verwendet du erneut die Funktion „DATEDIF“.

Dieses mal nimmst du das aktuelle Tagesdatum als Startparameter und die Zelle des nächsten Geburtstags als Enddatum und für die Ausgabeeinheit verwendest du den Wert „D“.

Die Funktion sieht dann in unserem Beispiel wie folgt aus:

=DATEDIF(HEUTE();D2;“D“)

Nun gibt Excel dir entsprechend die Tage bis zu dem nächsten Geburtstag aus. Wenn das Tagesdatum dann mit diesem Datum übereinstimmt, wird dir der Wert „0“ ausgegeben.

Wie du anhand des Screenshots erkennen kannst, hast du nun eine schöne Geburtstagsliste, die dir den nächsten Geburtstag anzeigt und wie viele Tage es noch dauert bis zum Geburtstag der jeweiligen Person.

Dies kann man noch mit einer WENN-Abfrage etwas verschönern, in welcher du dann festlegst, wenn der Wert 0 ist, soll das Wort „HEUTE“ ausgegeben werden und wenn nicht dann werden ganz normal die entsprechenden Tage ausgegeben.

Die Abfrage würde dann so aussehen:

=WENN(DATEDIF(HEUTE();D2;“D“)=0;“HEUTE“;DATEDIF(HEUTE();D2;“D“))

Hierfür habe ich das Datum von „Zoey Frech“ angepasst, damit du auch einmal sehen kannst, wie ein heutiger Geburtstag angezeigt wird.

Wie du anhand des Screenshots erkennen kannst, wird hier bei einem Geburtstag „HEUTE“ statt der Anzahl der Tage angezeigt.

Fazit

Wenn du die angewendeten Funktionen wie DATEDIF, WENN, DATUM, JAHR, MONAT und TAG beherrschst ist eine solche Geburtstagsliste relativ simpel aber dennoch hilfreich.

Anhand dieser kleinen Funktionen kann man doch eine sehr einfache aber doch hilfreiche Geburtstagsliste erstellen.

Alles in allem erfüllt diese Geburtstagsliste ihren Zweck und zeigt dir auf, wann wer Geburtstag hat und wie lange es noch bis zum nächsten Geburtstag ist.

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Dies kann immer wieder einmal passieren. Besonders dann, wenn man in vielen Teams, Kanälen und Chats arbeitet.

Damit du aber einen fälschlich geposteten Beitrag löschen kannst, hat Microsoft hier eine Funktion integriert, mit welcher du diesen Beitrag/Post löschen kannst. Wie du dies machen kannst, zeige ich dir in diesem Beitrag.

Beitrag in Microsoft Teams entfernen

Ein Beitrag lässt sich durch zwei einfache Klicks entfernen. Ein Entfernter Beitrag, wird dann als „Diese Nachricht wurde gelöscht“ angezeigt. Der gelöschte Beitrag ist nun weder für dich, als auch für die Mitglieder oder dem Empfänger mehr zu sehen.

Wichtig hierbei ist, dass nur eigene Beiträge gelöscht werden können.

Damit du nun einen Beitrag löschen kannst, gehst du wie folgt vor:

1. Fahre mit der Maus rechts über den Beitrag, den du entfernen möchtest.
2. Es werden dir die Smilies sowie drei Punkte angezeigt. Klicke nun auf die drei Punkte.
   
3. Klicke anschließend im Kontextmenü auf „löschen„.
   
4. Nun wurde der gewünschte Beitrag gelöscht.
   
   

Über das klicken auf „Rückgängig„, kannst du einen gelöschten Beitrag wieder zurückholen. Dies ist sehr gut, wenn man den falschen Beitrag gelöscht hat. Denn leider kommt auch das mal vor.

Fazit

Es kann schon einmal vorkommen, dass du einen Beitrag in Microsoft Teams an falscher stelle platzierst. Da dies in diesem Moment ärgerlich ist, ist es hilfreich, dass man diesen wieder entfernen kann.

Ich habe diese Funktion bereits das eine oder andere male in Anspruch nehmen müssen und bin froh darüber, dass man die Beiträge so einfach entfernen kann.

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Eine Tabelle zu übernehmen kann sehr mühselig sein. Oft sehe ich es bei meinen Kunden, dass diese die Tabelle einfach in ihrem Word-Dokument neu erstellen und abschreiben. Alternativ wird oft auch die erstellte Tabelle kopiert und eingefügt, was gegenüber dem abschreiben die Sinnvollere Methode ist.

Aber es gibt noch eine letztere Möglichkeit. Hier wird die in deinem Word-Dokument eingefügte Excel-Tabelle mit der eigentlichen Excel-Datei verknüpft und liefert live-Ergebnisse. Das bedeutet, wenn du in deiner Excel-Datei eine Änderung vornimmst, wird diese ebenfalls in der Word-Datei übernommen.

Wie die einzelnen Methoden angewendet werden, werde ich dir in diesem Beitrag zeigen.

Tabelle in Word neu erstellen

Eine Möglichkeit ist es, in Microsoft Word eine einfache Tabelle mit den gewünschten Spalten und Zeilen zu erstellen und die Inhalte entsprechend zu übernehmen

Für die Erstellung der Tabelle gehst du wie folg vor:

1. Öffne dein Word-Dokument.
2. Klicke im Menüband auf den Reiter „Einfügen“.
   
3. Klicke nun im Bereichen „Tabellen“ auf das Symbol „Tabelle“ und wähle anschließend deine Zeilen und Spalten.
4. Anschließend wird die Tabelle wie gewünscht eingefügt.
   
5. Hier kannst du nun die Zeilen und Spalten mit den entsprechenden Inhalten befüllen.

Diese Methode funktioniert soweit, ist jedoch sehr umständlich.

Tabelle aus Excel kopieren und in Word einfügen

Zudem kannst du auch die gewünschten Zeilen und Spalten in deiner Excel-Datei kopieren und in deinem Word-Dokument einfügen.

Hierfür gehst du wie folgt vor:

1. Öffne deine Excel-Datei.
2. Markiere die benötigten Zellen.
   
3. Klicke rechte Maustaste auf die markierten Zellen und klicke anschließend auf „Kopieren“.
4. Öffne nun dein Word-Dokument. Lasse das Excel-Dokument aber weiterhin geöffnet.
5. Gehe nun an die Stelle, wo du die Tabelle einfügen möchtest. Klicke mit rechter Maustaste und gehe dann in den Einfügeoptionen auf das erste Symbol (Ursprüngliche Formatierung beibehalten (u)). Alternativ kannst du die Tabelle auch einfach durch das Drücken der Tastenkombination „STRG+V“ einfügen.
   
6. Die Tabelle wird nun entsprechend eingefügt und du kannst diese weiter bearbeiten.
   

Die Methode ist meiner Meinung nach, die Methode die am häufigsten verwendet wird. Hier werden die Daten einfach von der Excel-Tabelle in das Word-Dokument übertragen und sind dann unabhängig voneinander.

Tabelle mit Excel-Datei verknüpfen

Bei der letzten Methode, handelt es sich um eine Verknüpfung zwischen der Tabelle in der Word-Datei und der Excel-Datei, in welcher sich die gewünschten Zeilen und Spalten befinden.

Diese Methode ist besonders hilfreich, wenn man eine sich verändernde Excel-Tabelle hat. Also eine Tabelle, wo werte sich ändern, wie z.B. Umsätze für ein Quartal.

Um diese Form der Tabelle einzufügen, gehst du wie folgt vor:

1. Öffne deine Excel-Datei.
2. Markiere die benötigten Zellen.
   
3. Klicke rechte Maustaste auf die markierten Zellen und klicke anschließend auf „Kopieren“.
4. Öffne nun dein Word-Dokument. Lasse das Excel-Dokument aber weiterhin geöffnet.
5. Gehe nun an die Stelle, wo du die Tabelle einfügen möchtest. Klicke mit rechter Maustaste und gehe dann in den Einfügeoptionen auf das dritte Symbol (Verknüpfung und ursprüngliche Formatierung beibehalten (F)).
   
6. Nun wurden die entsprechenden Zeilen und Spalten mit der ursprünglichen Formatierung eingefügt.
   

Augenscheinlich, sieht die Tabelle genauso aus, wie wenn man diese ganz normal kopiert und einfügt. Der unterschied liegt nun darin, wenn du in Excel-Tabelle den Inhalt änderst, ändert dieser sich auch in dem Word-Dokument.

Prüfen ob eine Verknüpfung in der Word-Datei zu einer Excel-Datei besteht kannst du folgendermaßen:

1. Klicke in der Word-Datei oben im Menüband auf „Datei„.
2. Klicke anschließend links in der Menüleiste auf „Informationen„.
3. Nun findest du rechts die Überschrift „Verwandte Dokumente„. Klicke hier auf „Verknüfungen mit Dateien bearbeiten„.
4. Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier findest du alle Informationen zu Verknüpfte Dateien innerhalb deines Word-Dokuments.

Fazit

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Inhalte aus einer Excel-Datei in eine Word-Datei zu übertragen. Nach meiner persönlichen Erfahrung wird die Methode des einfachen Kopierens und Einfügens am häufigsten verwendet.

Das einfache erstellen einer Tabelle und Übertragung von Inhalten wird sicherlich auch häufig genutzt werden, aber nur dann, wenn man keine fertige Excel-Tabelle hat.

Auch das Verknüpfen einer Tabelle wird denke ich recht häufig zum Einsatz kommen, hier hängt es aber dann doch an dem Inhalt der Word-Datei. Wenn hier Inhalte aus einer Excel-Datei eingetragen werden müssen, ist die Methode einfach am sinnvollsten.

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Wie du eine solche Auswahlliste erstellen kannst, werde ich dir in diesem Beitrag zeigen. Hierfür werde ich ein Fiktives Fahrtenbuch erstellen. Die Liste wird dafür da sein, um einzutragen wo ich hingefahren bin. Beispielsweise Vom Büro zum Kunden, vom Kunden ins Büro oder auch von Zuhause in Büro oder zum Kunden.

Dies sind werte, die sich auf Dauer immer wiederholen und wo es auch sinn macht ein solche Auswahlliste zu erstellen.

Vorbereitungen treffen

Für die Vorbereitung benötigst du erst einmal eine Tabelle, wo später die Auswahlliste eingefügt werden muss. Wie bereits erwähnt, habe ich hierfür ein einfaches Fahrtenbuch erstellt.

Hier werden Daten wie Datum, Ziel, Adresse, Richtung und die KM erfasst.

Anhand der Tabelle kannst du nun Fahrten erkennen, die du vom Büro zum Kunden, vom Kunden zum Kunden oder auch vom Kunden nachhause gemacht hast. Eine Besonderheit ist noch der Eintrag „Privat“. Hierbei würde es sich beispielsweise um eine Privatfahrt handeln.

Theoretisch müsste ich auch die Fahrten vom Büro nachhause und umgekehrt vermerken, wenn es sich hierbei um ein richtiges Fahrtenbuch handeln würde. Da dies aber nur fiktiv ist, habe ich einfach irgendwelche Beispiele verwendet.

Die Vorbereitung ist jedoch noch nicht abgeschlossen. In diese Tabelle möchtest du eine Auswahlliste einbauen, damit du an entsprechender Stelle nicht mehr die Daten händisch eingeben musst.

In diesem Beispiel habe ich mich für das Einsetzen dieser Liste in der Spalte „Richtung“ entschieden. Denn hier sind die meisten sich wiederholenden Werte vorhanden.

Für den Inhalt dieser Liste, erstelle ich nun ein weiteres Datenblatt. Hierfür klicke ich unten neben dem bisherigen Datenblatt auf das Plus-Symbol.

Ein weiteres Datenblatt wurde nun angelegt, welches du nun anklickst, um in dieses zu wechseln.

In diesem jetzt noch leeren Datenblatt gibst du nun einfach die Werte ein, welche du in der Auswahlliste anzeigen lassen möchtest. Ich benenne diese Listen gerne bzw. gebe dieser zumindest eine Überschrift. Dies macht Sinn, wenn man einmal ein Dokument mit mehreren solcher Listen hat, damit man den Überblick nicht verliert.

Wie du nun erkennen kannst, habe ich wie angesprochen, die entsprechenden Werte in dem neuen Datenblatt hinterlegt. Da du nun alle relevanten Daten hast, ist die eigentliche Vorbereitung abgeschlossen und du kannst mit dem Erstellen der Auswahlliste anfangen.

Auswahlliste erstellen

Da du nun alles vorbereitet hast, kannst du jetzt die gewünschte Liste erstellen.

Hierfür gehst du wie folgt vor:

1. Markiere die gewünschten Zellen, in welcher die Liste eingefügt werden soll.
2. Lösche den bisherigen Inhalt aus den Zellen.
   
3. Klicke oben im Menüband auf den Reiter „Daten“.
4. Gehe anschließend in den Bereich „Datentools“ und klicke auf „Datenüberprüfung“.
   
5. Das Fenster „Datenüberprüfung“ öffnet sich.
   
6. Wähle hier unter den Gültigkeitskriterien unter Zugelassen den Punkt „Liste“.
   
7. Anschließend gehst du bei dem Punkt „Quelle“ auf das „Pfeil-nach-Oben-Symbol“ und wählst die Quelle aus. In meinem Beispiel gehe ich hierfür dann auf das zweite Datenblatt und markiere die entsprechend hinterlegten Richtungen.
   
8. Nachdem du die gewünschten Zellen markiert hast, klickst du auf das „Pfeil-nach-Unten-Symbol“.
   
9. Nun gelangst wieder in das Fenster „Datenüberprüfung“. Hier wird dir jetzt die entsprechende Quelle angezeigt. In meinem Fall ist dies „=Tabelle2!$A$2:$A$9“.
   
10. Nun bestätigst du diese Eingabe noch mit einem Klick auf die Schaltfläche „Ok“.
11. Dir wird nun deine Tabelle wieder normal angezeigt. Hier kannst du nun in den Zellen, die du für die Liste ausgewählt hast, auf ein „Pfeil-nach-Unten-Symbol“ klicken und erhältst die Inhalte, die du für die Liste vorbereitet hasst.
    
12. Klicke den Inhalt an, den du auswählen möchtest und dieser wird entsprechend eingefügt.
    

Die Liste sieht nun wieder aus wie am Anfang. Nur eben mit dem Unterschied, dass du in den entsprechenden Zellen für Richtung, eine Auswahl treffen kannst. Wenn du immer wiederkehrende Werte hast, kann dies wirklich sehr nützlich sein.

Fazit

Ich bin ein Reisen Fan von dieser Funktion und bin froh, dass es diese in Microsoft Excel gibt.. Sie lässt sich einfach umsetzen und kann bei wiederkehrenden Werten einem das Leben erleichtern.

Ich hätte das Beispiel noch etwas tiefgreifender Machen können und z.B. ein Tabellenblatt mit den Zielen hinterlegen können. Wenn man dann ein Ziel,  beispielsweise einen Kunden, wird dann die entsprechende Adresse mithilfe eines SVerweises hinterlegt. Dies Fand ich aber dann doch zu tiefgreifend, da wir dann in SVerweise abschweifen würden.

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In diesem Beitrag zeige ich dir, wie du diese Bestätigungen in einer einzelnen Mail oder auch dauerhaft für alle Mails die du versendest anfordern kannst.

Wobei geht es bei Zustell- und Lesebestätigung?

Wie bereits erwähnt, hast du mit Microsoft Outlook die Möglichkeit eine Bestätigung anzufordern, ob der Empfänger die E-Mail erhalten oder auch gelesen hat. Diese Information erhältst du per E-Mail in dein Postfach.

Bei der Zustellbestätigung handelt es sich hierbei um eine Bestätigung, die dir anzeigt ob und wann deine gesendete E-Mail übermittelt wurde.

Die Lesebestätigung gibt dir eine Info zurück, ob der Empfänger die E-Mail gelesen hat. Hierfür erhält dieser aber eine Abfrage, ob die Bestätigung gesendet werden soll. Sollte der Empfänger sich dafür entscheiden, keine Bestätigung senden zu lassen, erhältst du auch keine Rückmeldung ob die Mail gelesen wurde oder nicht.

Erfahrungsgemäß bestätigen die meisten Menschen jedoch den Versand der Lesebestätigung. Somit erhältst du somit auch in den meisten Fällen eine Rückmeldung.

Einrichten der Zustell- oder Lesebestätigung für eine verfasste E-Mail

Damit du nun eine Zustell- oder Lesebestätigung für eine einzelne E-Mail anfordern kannst, musst diese in der verfassten Mail aktivieren.

Dies ist mithilfe von wenigen Klicks sehr schnell möglich.

Hierfür gehst du wie folgt vor:

1. Neue E-Mail verfassen.
2. Oben im Menüband auf den Reiter „Optionen“ klicken.
   
3. Im Menüband im Bereich „Verlauf“ findest du nun die beiden Optionen:
   Zustellbestät. anfordern: Fordert eine Zustellungsbestätigung an.
   Lesebestät. anfordern: Fordert eine Lesebestätigung an.
   
4. Je nach bedarf setzt du für die zu sende E-Mail nun hier entsprechend die haken.

Wenn du die Haken gesetzt hast und die E-Mail versendest, wird diese mit den Bestätigungsanforderungen versendet.

Wenn du nun anschließend eine neue E-Mail verfasst, sind diese Haken wieder entfernt.

Zustell- und Lesebestätigung dauerhaft anfordern

Um die Zustell- und Lesebestätigung dauerhaft für E-Mails zu aktivieren, musst dies in den Optionen aktivieren. Auch das lässt sich durch wenige Mausklicks erledigen.

Hierfür gehst du wie folgt vor:

1. Öffne Outlook.
2. Klicke oben im Menüband auf „Datei“.
   
3. Klicke nun links auf die Schaltfläche „Optionen“. Dann öffnen sich das Fenster „Optionen„.
   
4. Klicke in dem Fenster „Optionen“ links auf „E-Mail“.
   
5. Gehe innerhalb dieses Fenster runter bis auf den Bereich „Verlauf“.
6. Hier findest du nun den Punkt „Für alle gesendeten Nachrichten folgendes Anfordern:“.
7. Setze, je nachdem wie du es haben möchte, die Haken für die Übermittlungsbestätigung und/oder Leserbestätigung.
   
8. Klicke auf die Schaltfläche „Ok“ um die Änderung zu speichern.

Nun wird für jede E-Mail, die du versendest entsprechend deiner Auswahl die Bestätigung angefordert.

Fazit

Die Funktion Zustell- und Lesebestätigung anfordern bietet dir die Möglichkeit, nachzuverfolgen, ob der Empfänger die E-Mail erhalten und gelesen hat. Für das Lesen muss der Empfänger dies auch bestätigen, was erfahrungsgemäß die meisten auch tun.

Ob du diese Funktion nun einmalig nutzen möchtest oder dauerhaft, die Option zu aktivieren ist sehr einfach gehalten und lässt sich schnell aktivieren oder deaktivieren.

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In diesem Beitrag habe ich einmal einige Tastenkürzel zusammengestellt. Hierbei unterteilen sich diese in die Bereiche „Allgemeine Word-Tastenkombinationen“, „Positionieren und Navigieren“ und „Formatierungsbefehle“.

Vielleicht kennst du bereits einige der genantnen Befehle. Während meiner rescherche, habe ich bereits welche kennengelernt, die ich vorher noch nicht kannte.

Allgemeine Word-Tastenkombinationen

Bei Allgemeine Word-Tastenkombinationen handelt es sich wieder Name schon verraten lässt um Tastenkombinationen, welche für die allgemeine Verwendung von Microsoft Word genutzt werden. Hierzu zählen Funktionen wie zum Beispiel „Kopieren“, „Einfügen“ oder auch „Drucken“ oder „Speichern“.

Positionieren und Navigieren

Bei den Shortcuts für Positionieren und Navigieren handelt es sich um Befehle, welche Texte Positionieren oder zum Navigieren innerhalb von Microsoft Word.

Formatierungsbefehle

Bei den Formatierungsbefehlen handelt es sich um Tastenkürzel, die dir helfen deine Inhalte in Microsoft Word schnell zu Formatieren.

Fazit

Mithilfe der Tastenkombinationen lassen sich einige Funktionen in Microsoft Word schnell und effizient durchführen. Ich nutze einige der Befehle bei meiner täglichen Arbeit und sorgt dafür, dass ich meine Arbeit schnell und effizient durchführen kann.

Ich bin der Meinung, dass man nicht alle Befehle auswendig kennen muss, aber wenn du einige der Befehle kennst, wird es auch dir helfen deine Arbeiten schnell und effizient durchzuführen.

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Microsoft Excel

Die Funktionen beinhalten beispielsweise die Ausgabe des Aktuellen Datums, eines Mittelwertes oder das Auslesen einer Zelle mithilfe der SVERWEIS-Funktion. Die Funktionen, die ich dir hier vorstellen werde, haben im Prinzip nicht zwingend etwas miteinander zu tun. Doch wenn du alle 10 Funktionen beherrschst, kannst du fast alle deine Vorhaben in Microsoft Excel umsetzen.

DATUM-Funktion

Es existieren viele unterschiedliche Möglichkeiten, ein Datum auszugeben. In den meisten Fällen fängt man mit dem Tag an und folgt anschließend mit dem Monat und dem Jahr (12.01.2021). In den USA beispielsweise, wird mit dem Monat begonnen (01/12/2021).

Damit du in Excel eine universelle Möglichkeit hast, ein Datum darzustellen oder auch damit zu arbeiten, gibt es die Funktion =DATUM.

In der Anwendung verwendet man, die Funktion dann folgendermaßen: „=DATUM(JAHR;MONAT;TAG)„.

In meinem Beispiel, habe ich das Datum händisch eingegeben. Hier ist es wichtig, dass das Jahr vierstellig eingegeben wird.

Wenn du die Daten jedoch in einzelnen Zellen gespeichert hast, kann du diese auch verwenden.

Die Funktion sieht dann folgendermaßen aus: „=DATUM(A4;A3;A2)“

Die Eingabe von einem Datum in dieser Form ist wichtig, sofern du Berechnungen o.Ä. verwenden möchtest, wo das Datum auch mit einbezogen wird.

Über eine Zellenformatierung, kannst du auch die Darstellung des Datums anpassen. So könntest du ein Datum über diese Funktion ausgeben lassen, aber die Zelle zeigt es dann beispielsweise so an: „12. Januar 2021“.

Du hast natürlich auch die Möglichkeit, das Datum einfach normal einzugeben, dies führt jedoch bei manchen Aufgaben zu Problemen.

HEUTE-Funktion

Wie der Name der Funktion bereits verraten lässt, gibt diese das heutige Datum aus. Die Funktion benötigt keine weiteren Argumente und wird somit wie folgt in Excel verwendet: „=HEUTE()„.

Beim erneuten öffnen der Excel-Datei wird das entsprechende Datum aktualisiert. Solltest du also die Funktion beispielsweise am 12.01.2021 in einer Excel-Datei verwendet haben und öffnest diese einen Tag später, wird die Funktion dir auch entsprechend den 13.01.2021 ausgeben.

JETZT-Funktion

Mithilfe der JETZT-Funktion, kannst du das aktuelle Datum und die Aktuelle Uhrzeit ausgeben lassen.

Die Funktion benötigt keinerlei Argumente und wird wie folgt verwendet: „=JETZT()„.

Ebenfalls wie bei der Ausgabe eines normalen Datums, kannst du hier mithilfe der Zellenformatierung die Darstellung anpassen.

MIN- und MAX-Funktion

Mithilfe der Funktionen =MAX und =MIN, kannst du aus einem Bereich die niedrigste und höchste Zahl ausgeben lassen.

In meinem Beispiel, habe ich eine Tabelle erstellt mit Umsätzen für jeden Monat. Nun möchte ich auslesen lassen, welcher Betrag der niedrigste und welcher der höchste ist.

Beide Funktionen benötigen als Argumente den Bereich, in welchem diese nach dem entsprechenden Wert suchen und diesen ausgeben soll. Die Funktionen musst du somit wie folgt anwenden: „=MIN(ZAHL1:ZAHL2)“ und „=MAX(ZAHL1:ZAHL2)“.

Die Platzhalter ZAHL1 und ZAHL2 musst du durch die entsprechenden Zellen ersetzen, welche den Bereich festlegen wo gesucht werden muss. In meinem Fall ist dies B2 und B13. Somit verwende ich die Funktionen wie folgt: „=MIN(B2:B13)“ und „=MAX(B2:B13)“.

Wie du erkennen kannst, werden hier die entsprechenden Ergebnisse ausgegeben. Wenn man sich die Zahlen einmal anschaut, ist der niedrigste Umsatz im August und der höchste Umsatz im Juni gemacht worden.

ANZAHL- und ANZAHL2-Funktion

Mithilfe der Funktionen ANZAHL und ANZAHL2, lassen sich die Inhalte von Zellen aus einem ausgewählten Bereich zählen. Beide Funktionen Zählen nur Zellen, in welcher Inhalt vorhanden ist.

Beide der Funktionen haben die Aufgabe, Zeilen zu zählen, welche Inhalt haben. Der unterschied zwischen diesen ist jedoch, dass ANZAHL nur Zellen zählt, in welchen Zahlen angegeben sind und ANZAHL2 zusätzlich noch Texteingaben berücksichtigt.

Beide Funktionen benötigen zwei Argumente, diese legen den Bereich fest, in welchem die Zellen gezählt werden sollen.

Die Funktion verwendest du wie folgt: „=ANZAHL(ZAHL1:ZAHL2)“ und „=ANZAHL2(ZAHL1:ZAHL2)“.

Für ein Beispiel habe ich eine Tabelle erstellt, mit 5 Mitarbeitern, in welcher Steht an welchem Datum diese wie viele Stunden gearbeitet haben. Sollten diese Urlaub gehabt haben oder Krank gewesen sein, habe ich dies entsprechend mit „Urlaub“ oder „Krank“ angegeben.

Nun möchte ich einmal ausgeben lassen, an welchen Tagen die Mitarbeiter anwesend waren und wie viele Angaben insgesamt getätigt wurden.

Damit du nun die entsprechenden Werte ausgeben kannst, fangen wir mit dem ersten Mitarbeiter (Thomas Meier) an.

Als erstes lassen wir uns den Wert für „Tage anwesend“ ausgeben. Hierfür verwenden wir die ANZAHL-Funktion, da diese die Zellen mit Text-Eingaben nicht berücksichtigt.

Für diesen Mitarbeiter wird die Funktion dann wie folgt angewendet: „=ANZAHL(B2:B8)“.

Die Funktion zählt nun die Zellen B2 bis B8 durch und berücksichtigt hier ausschließlich Zahlen. Da wir hier zwei Urlaubstage, zwei freie Felder und drei Zahlen eingegeben haben, erhalten wir als Ergebnis „3“.

Für die gesamte Anzahl der Angaben verwenden wir die ANZAHL2-Funktion. Diese Zählt auch Text-Eingaben mit.

Die Funktion wendest du für den Mitarbeiter Thomas Meier wie folgt an: „=ANZAHL2(B2:B8)“.

Die Funktion zählt nun die Zellen entsprechend durch. Da wir hier zwei Urlaubstage, drei Tage mit Stunden und zwei freie Felder angegeben haben, werden die Urlaubstage und die Stundentage gezählt und wir erhalten das Ergebnis „5“.

Felder die Frei sind, werden bei beiden Funktionen nicht mitgezählt, sondern werden übersprungen.

Nun soll die Funktion für die weiteren Mitarbeiter ebenfalls eingegeben werden. Hierfür markierst du die beiden Zellen, welche die Funktionen beinhalten und ziehst über den unteren Punkt diese einfach nach rechts.

Nun hast du die Funktion für alle Mitarbeiter vorliegen und kannst sehen, welcher Mitarbeiter wie viele Tage anwesend war und wie viele Angaben für diesen Mitarbeiter vorliegen.

SUMME-Funktion

Die Funktion SUMME dient dazu, Zahlen aus einem bestimmten Bereich zusammenzurechnen. Hierfür kannst du beispielsweise eine Tabelle mit den Umsätzen pro Monat nehmen und diese mit der Funktion zusammenrechnen lassen und den Gesamtumsatz für das Jahr ausgeben zu lassen.

In meinem Beitrag „eine Summe in Excel Berechnen“ habe ich diese Funktion bereits einmal ausführlich erklärt.

Die Funktion Summe benötigt ebenfalls zwei Argumente um die Berechnung durchführen zu können. Die Funktion wendest du wie folgt an „=SUMME(ZAHL1:ZAHL2)“.

Die Platzhalter ZAHL1 und ZAHL2 ersetzt du dann durch den entsprechenden Bereich, welcher berechnet werden soll. ZAHL1 ist hier der erste Wert und ZAHL2 der letztere. In meinem Beispiel sieht die Funktion dann folgendermaßen aus „=SUMME(B2:B13)“.

Die SUMME-Funktion nimmt nun alle Zahlen von B2 bis B13 und addiert bzw. Summiert diese und gibt dann das entsprechende Ergebnis aus.

MITTELWERT-Funktion

Einen durchschnittlichen Wert bzw. einen Mittelwert lässt sich mithilfe der Funktion „=MITTELWERT“ berechnen. Hier werden alle Zahlen in dem angegebenen Bereich verglichen und der Durchschnittswert ausgegeben.

Die Funktion benötigt 2 Argumente und du wendest diese wie folgt an: „=MITTELWERT(ZAHL1:ZAHL2)“.

Auch hier werden die Platzhalter ZAHL1 und ZAHL2 durch die entsprechenden Bereiche ersetzt, aus welcher sich der Mittelwert ergeben soll.

In meinem Beispiel nehmen wir uns nochmal die Umsatzzahlen des gesamten Jahres vor und lassen uns einmal den Mittelwert dieser ausgeben. Die Funktion sieht dann folgendermaßen aus: „=MITTELWERT(B2:B13)“.

Wie du sehen kannst, ergibt sich aus dem Jahresumsatz einen Durschnittsumsatz bzw. ein Mittelwert von 8939,53€.

WENN-Funktion

Die Wenn/Dann Funktion in Microsoft Excel ist eine Funktion, über welche du Bedingungen und eine entsprechende Aktion festlegen kannst.

Das heißt, wenn eine bestimmte Bedingung erfüllt ist, dann soll eine Aktion erfolgen und wenn nicht soll eine andere Aktion erfolgen. Die Funktion wendest du folgendermaßen an: „=WENN(Bedingung;Aktion wenn erfüllt;Aktion wenn nicht erfüllt)“.

Um dir die Funktion einmal an einem Beispiel zu zeigen, nehmen wir hierfür nochmals die Umsatzliste eines Jahres inkl. des Gesamtumsatzes. Nun möchte ich gerne über eine WENN-Funktion mir ausgeben lassen, ob der gewünschte Gesamtumsatz erreicht wurde oder nicht.

Den gewünschten Gesamtumsatz habe ich in der Zelle B15 festgehalten. Dieser Beträgt „100000€“.

Damit du nun die WENN-Funktion verwenden kannst, benötigst du erst einmal eine Bedingung. Diese lautet in diesem Fall „Ist der Gesamtumsatz größer als der Gewünschte Umsatz?“. Hierfür muss also die Bedingung lauten „B14>B15“.

Dann folgt die Ausgabe, wenn die Bedingung erfüllt ist und somit der Gesamte Umsatz höher ist, als der Gewünschte Umsatz. Hier merken wir uns einmal „erreicht“.

Und als letztes noch die Ausgabe, die erfolgen soll, wenn die Bedingung nicht erfüllt ist. Hierfür nehmen wir „nicht erreicht“.

Zusammen gesetzt, sieht dies dann wie folgt aus: „=WENN(B14>B15;“erreicht“;“nicht erreicht“)“

Somit steht in der Funktion: Wenn die Werte aus der Zelle B14 größer sind als B15 dann „erreicht“ ausgeben, wenn nicht, dann „nicht erreicht“ ausgeben.

Da das Ziel erreicht wurde, da der Gesamtumsatz über 100000€ liegt, gibt die WENN-Funktion aus, dass der Wert erreicht wurde.

SUMMEWENN-Funktion

Mithilfe der SUMMEWENN-Funktion, kannst du die Summe aus einem Bereich ausgeben lassen, wenn eine Bedingung erfüllt ist. Diese wendest du wie folgt an: „=SUMMEWENN(ZAHL1:ZAHL2;BEDINGUNG)“.

Für mein Beispiel nehme ich mir erneut die Jahresumsätze zur Hand. Hier möchte ich nun einmal alle Umsätze Summieren, die über 10.000€ liegen.

Auch bei dieser Funktion wird der Bereich über „ZAHL1“ und „ZAHL2“ festgelegt. In meinem Fall legt sich der Bereich folgendermaßen fest: „B2:B13“.

Somit wird die Funktion folgendermaßen angewendet: „=SUMMEWENN(B2:B13;“>10000″)“.

Somit steht nun in der Funktion: Gehe die Zellen in dem Bereich durch und wenn die Zelle einen Wert von über 10.000€ hat, addiere diese.

Wir haben nun ein Ergebnis von 52.696,60€.  Dies entspricht der Summe der Umsätze aus Mai, Juni, September und Dezember.

SVERWEIS-Funktion

Die SVERWEIS-Funktion ist eine sehr hilfreiche Funktion um Daten aus einer Tabelle suchen und an einer anderen Stelle ausgeben zu lassen. Hierfür wird ein Suchbegriff (Suchkriterium), ein Bereich (Matrix) sowie eine vertikale stelle in der Zeile (Spaltenindex) benötigt. Zuästzlich hast du die Optionale Möglichkeit nach exaktem oder Ungefähren Wert (Bereich_Verweis)  suchen zu lassen.

Die Funktion sieht somit wie folgt aus: „=SVERWEIS(Suchkreterium;Matrix;Spaltenindex;Bereich_Verweis)“.

Der Bereich_Verweis ist hier nur optional und kann im Prinzip weggelassen werden. Es kommt hier jedoch darauf an, ob den Exakten Wert oder ungefähren Wert suchen möchtest. Bei einem exakten Wert gibst du „0“ oder „FALSCH“ an und bei einem ungefähren Wert gibst du „1“ oder „WAHR“ an.

Ich nehme für mein Beispiel nochmal die Aufstellung der Umsatzzahlen für das Jahr zur Hand und betrachte diese nun einmal als Zahlen für das letzte Jahr. Die Tabelle habe ich nun einmal erweitert und eine weitere Tabelle hinzugefügt, wo je nach Monat der Wert ausgegeben werden soll.

Screenshot

Somit haben wir in der rechten Tabelle nun die neuen Umsätze stehen und die Spalte für die Umsätze des Vorjahres (welche in der linken Tabelle enthalten sind), ist noch leer. Nun möchte ich nicht händisch einfach die Daten übertragen sondern, dass Excel anhand des angegebenen Monats mir die Zahlen mithilfe einer SVERWEIS-Funktion übernimmt.

Hierfür bereite ich erstmal die Funktion für den Januar vor. Diese sieht dann wie folgt aus: „=SVERWEIS(E2;A1:B13;2;0)“.

In der Funktion steht nun, suche nach dem Wert aus der Zelle E2 im Bereich von A1 bis B13 und gebe mir die 2. Spalte aus und verwende eine exakte Suche.

Nun geht Excel den gewünschten Bereich von A1 bis B13 durch, bis diese den exakten Wert  aus E2 gefunden hat und gibt mir dann entsprechend den Wert aus der zweiten Spalte (die Spalte rechts von dem gefundenen Wert) aus.

Nun kannst du die Funktion nehmen und für jeden Monat diese verwenden. Damit du aber nicht für jeden Monat die Funktion neu machen musst, gibt es einen kleinen Trick. Du kannst die Zelle nehmen und über den Punkt unten rechts diese einfach nach unten ziehen. Doch hier wird dann jede angegebene Zelle in der Funktion um 1 Zahl erhöht und die Funktion wird dadurch fehlerhaft.

Um dieses Problem zu vermeiden ändern wir die Funktion ein wenig ab, damit die entsprechenden Felder, die gleichbleiben, was hierbei der zu suchende Bereich ist, ein wenig ab.

Die Funktion sieht dann nun wie folgt aus: „=SVERWEIS(E2;A$1:B$13;2;0)“.

Diese Vorgehensweise nennt man Zelle mit Absoluten Bezug. Hier wird zwischen der Angabe der Spalte und der Zeile ein Dollar-Zeichen „$“ hinzugefügt. So wird hier beispielsweise aus der Zelle A1 die A$1 und aus der B13 die B$13.

Wenn du dies geändert hast und nun die Zelle nach unten ziehst, bleiben die Angaben dieser Zelle gleich und erhöhen sich nicht um 1. Dies ist wichtig, da der Suchbereich sich nicht ändert, sondern gleichbleibt.

Nun haben wir in der zweiten Tabelle, die Umsätze des Vorjahres ausgegeben. Wenn du nun die Umsätze in der ersten Tabelle ändern würdest, würde sich der Wert in der zweiten Tabelle ebenfalls ändern.

Fazit

Microsoft Excel bietet eine Vielzahl an Funktionen, mit welchen man jedmögliche Berechnung durchführen kann.  Doch nicht jede Berechnung benötigt auch eine komplizierte Funktion in Excel.

Mithilfe der 10 Funktionen lässt sich erfahrungsgemäß fast alles umsetzen, was man sich vornimmt. Ob es sich hierbei um ein einfaches Kassenbuch, einen Arbeitsnachweis oder eine sehr Aufwendige Berechnung eines Immobilienwertes oder vergleichbares handelt. Wenn du die 10 Funktionen beherrschst, kannst du wie ich bereits erwähnt habe alles umsetzen.

Ich habe schon sehr viel mit Excel gearbeitet und in fast allen fallen haben sich die Funktionen, die ich benötigt habe, auf diese 10 beschränkt. Eine Funktion, die ich ansonsten ab und an noch verwendet habe ist „ZÄHLENWENN“. Aber diese war für mich nicht unter den Top 10.

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